Co musi znaleźć się w sali konferencyjnej?

Sala konferencyjna to jedno z ważniejszych pomieszczeń w dużych firmach i instytucjach, w tym także samorządowych. Jak je urządzić, aby jak najlepiej pełniło swoja rolę?

Prelekcje i spotkania powinny odbywać się w specjalnie przystosowanym do ich prowadzenia pomieszczeniu. Urządzenie sali konferencyjnej nie jest łatwym zadaniem, a pamiętać należy nie tylko o wyglądzie, ale także o kwestiach technicznych, związanych z nagłośnieniem oraz wizualizacją.

Projektor czy tablica interaktywna?

Podczas trwania szkolenia czy spotkania biznesowego konieczne jest posiadanie miejsca, na którym mogą być wyświetlane najważniejsze informacje. Korzystanie z tablic flipchart nie jest wygodne, a ich powierzchnia jest słabo widoczna w dużych salach konferencyjnych. Obecnie najczęściej wybieranymi rozwiązaniami są projektory oraz tablice interaktywne. To drugie rozwiązanie jest lepsze, jeżeli nie mamy ustalonego rytmu spotkania i chcemy na bieżąco zapisywać notatki. Wygodniej również wchodzić w interakcje ze słuchaczami, reagować na pytania, podawać nowe dane.

System nagłośnienia oraz systemy konferencyjne

W dużych salach konferencyjnych należy zadbać o odpowiednie nagłośnienie. Głośniki oraz mikrofony muszą być dopasowane do wielkości pomieszczenia i zapewniać stabilne nagłośnienie w całej sali. Systemy konferencyjne nie zawsze są stosowane, ale warto się nimi zainteresować. To zintegrowane narzędzia służące do przepływu wiadomości, które umożliwiają na przykład głosowanie w czasie rzeczywistym albo nagrywają dyskusję i w czasie realnym zamieszczają ją w sieci. Takie rozwiązania zazwyczaj stosowane są w dużych salach konferencyjnych.

Wyposażenie wnętrza

Sala konferencyjna musi wyglądać profesjonalnie i modnie, dlatego bardzo ważny jest odpowiedni wystrój wnętrza. Najlepiej sprawdzają się wnętrza urządzone w minimalistycznym stylu, a duża ilość jasnych kolorów nie rozprasza i optycznie powiększa salę konferencyjną. Fotele biurowe w sali konferencyjnej zazwyczaj są stosowane w przypadku, kiedy prelegenci wymieniają się informacjami i notatkami, siedząc przy wspólnym stole. Z kolei, kiedy prelegent wypowiada się, stojąc przed widownią, lepiej sprawdzają się krzesła konferencyjne. Podobnie w salach konferencyjnych połączonych z gabinetem szefa. Wybierając zarówno jedno, jak i drugie, należy postawić na najwyższą jakość wykonania i trwałość. Są to w końcu elementy z których w sali konferencyjnej korzysta się niezwykle często, więc ich trwałość jest kluczowa.

Sala konferencyjna nie może być urządzana w przypadkowym pomieszczeniu. Wymagania są duże, więc najlepiej zlecić profesjonalistom zaprojektowanie takiej sali ze wszystkimi niezbędnymi urządzeniami, pozostałym wyposażeniem i meblami.